การจัดทำงบประมาณ
ในทุกปี คณะกรรมการบริหารของบริษัทจะมีการประชุมประจำปี วาระหนึ่งที่ขาดไม่ได้คือ การขออนุมัติงบประมาณประจำปี
แต่ก่อนที่จะกล่าวในรายละเอียดของงานทำงบประมาณต่อไป เพื่อให้เกิดความเข้าใจงานบัญชีทั้งระบบ งานบัญชีจะแบ่งเป็น 2 ส่วน คือ
- งานงบประมาณ
- งานบัญชีการเงิน
ในส่วนของบทความนี้จะขอกล่าวถึงเฉพาะส่วนแรกคือในส่วนของงานงบประมาณ
ในการจัดทำงานงบประมาณจะประกอบด้วย
- การจัดทำงบประมาณ
- การจัดทำแผนการเงิน
- การขออนุมัติ
เมื่อได้งบประมาณที่ผ่านการอนุมัติมาแล้ว ก็จะต้องส่งข้อมูลงบประมาณให้ผู้รับผิดชอบด้านบัญชีการเงิน เพื่อทำการ set up งบประมาณ เข้าโปรแกรมบัญชี เพื่อเป็นตัวตั้ง และควบคุมการใช้จ่ายในระหว่างปีเพื่อไม่ให้เกินวงเงินงบประมาณ
การจัดทำงบประมาณ
การจัดทำงบประมาณ ของบริษัท ประกอบด้วย
- งบประมาณรายได้
เป็นการประมาณการรายได้ต่างๆ ที่คาดว่าจะได้รับในปีหน้า เช่น รายได้จากการขายสินค้าและบริการ และรายได้อื่นๆที่เกี่ยวข้องกับกิจการ เป็นต้น
- งบประมาณค่าใช้จ่าย
เป็นการประมาณการรายจ่ายที่คาดว่าจะจ่ายในปีหน้า เช่นค่าใช้จ่ายต้นทุนขายหรือต้นทุนบริการ และค่าใช้จ่ายดำเนินงานในหมวดต่าง เป็นต้น
- งบประมาณโครงการ
เป็นการจัดทำงบประมาณในรูปโครงการต่างๆ เช่น โครงการจัดกิจกรรมส่งเสริมการขาย โครงการบริการสังคม โครงการประชาสัมพันธ์ เป็นต้น จะเห็นว่าบางโครงการอาจมีรายได้ การที่ทำในรูปโครงการมีข้อดีที่ทำให้เราทราบรายได้ และค่าใช้จ่ายแต่ละโครงการ รวมทั้งหากมีการประเมินผลก็จะทำให้เราสามารถตัดสินใจได้ในปีต่อไป ว่าจะดำเนินการต่อไปหรือไม่
- งบประมาณการลงทุน
เป็นงบประมาณที่ทางบริษัทวางแผนที่จะลงทุนในปีหน้า เช่นการสร้างอาคาร และการซื้อครุภัณฑ์ต่าง ๆ เป็นต้น
การจัดทำแผนการเงิน
เมื่อทางบริษัทได้จัดทำงบประมาณรายได้ งบประมาณค่าใช้จ่าย งบประมาณโครงการ งบประมาณการลงทุน แล้วก็จะมาทำแผนการใช้จ่ายเงิน เรียกว่า "งบประมาณการเงิน"
ขออนุมัติงบประมาณ
หลังจากที่ได้ดำเนินการจัดทำแผนการเงินเสร็จแล้วก็จะนำเสนอขออนุมัติต่อคณะกรรมการบริหารต่อไป เมื่อคณะกรรมการบริหารอนุมัติแล้ว ก็จะส่งข้อมูลให้ผู้รับผิดชอบด้านบัญชีเพื่อบันทึกตั้งงบประมาณในระบบบัญชีการเงินต่อไป
จากภาระหน้าที่ดังกล่าวจะเห็นว่างานบัญชีในภาพรวมที่มีทั้งงานงบประมาณ และงานบัญชีการเงิน เป็นส่วนหนึ่งของการจัดการบริหารบริษัทหรือองค์กร และเป็นพื้นฐานของการได้ข้อมูลเพื่อการบริหารงาน ดังนั้นผู้จัดการจะต้องมีหน้าที่รับผิดชอบ โดยจะต้องจัดวางระบบบัญชีการเงิน และหาเครื่องมือ คือโปรแกรมบัญชีเข้ามาช่วยงาน เพื่อให้เป็นเครื่องมือของการบริหารงบประมาณที่ง่ายและสะดวกต่อการปฏิบัติงาน